Brak zwrotu samochodu po zakończeniu lub rozwiązaniu umowy leasingu, najmu albo innej formy finansowania może szybko przestać być zwykłym problemem windykacyjnym. Właściciel zna pojazd, jego numer VIN, numer rejestracyjny i osobę, której został powierzony, ale nie ma już pewności, gdzie samochód faktycznie się znajduje.
Kolejne wezwanie do zwrotu nie odpowiada wtedy na najważniejsze pytanie: gdzie jest pojazd i kto obecnie z niego korzysta?
Samochód może nadal pozostawać w użytkowaniu dotychczasowego leasingobiorcy, znajdować się pod innym adresem, być wykorzystywany przez osobę trzecią, pozostawać w warsztacie albo przemieszczać się pomiędzy różnymi lokalizacjami. Zanim zostanie zaplanowany kolejny etap sprawy, często trzeba więc najpierw ustalić fakty.
Brak kontaktu z użytkownikiem nie oznacza, że pojazd zniknął
Jednym z pierwszych błędów jest utożsamianie braku kontaktu z osobą korzystającą z samochodu z brakiem możliwości ustalenia samego pojazdu.
Dane adresowe użytkownika mogą być nieaktualne. Firma może formalnie funkcjonować pod adresem, pod którym samochód nigdy się nie pojawia. Pojazd może być wykorzystywany przez pracownika, członka rodziny, kontrahenta albo inną osobę. Dlatego punktem wyjścia powinno być rozdzielenie dwóch zagadnień: gdzie znajduje się osoba związana z umową oraz gdzie rzeczywiście znajduje się konkretny pojazd.
Nie zawsze są to te same miejsca. W przypadku samochodu znaczenie mają przede wszystkim informacje pozwalające jednoznacznie określić przedmiot ustaleń: marka i model, numer rejestracyjny, VIN, charakterystyczne cechy pojazdu, ostatnia potwierdzona lokalizacja oraz sposób, w jaki był dotychczas użytkowany.
Ostatni znany adres to dopiero punkt początkowy
Dokumentacja leasingowa lub najmu zazwyczaj zawiera adresy stron umowy. Problem w tym, że wraz z upływem czasu informacje te mogą przestać odpowiadać rzeczywistości. Przedsiębiorca zmienił siedzibę. Działalność prowadzona jest w kilku lokalizacjach. Samochód wykorzystywany jest przede wszystkim w terenie. Firma posiada bazę transportową pod innym adresem niż jej siedziba. Pojazdem porusza się pracownik mieszkający w innym mieście. W takim przypadku wielokrotne sprawdzanie jednego adresu nie musi prowadzić do rozwiązania problemu. Znacznie ważniejsze staje się ustalenie rzeczywistego sposobu użytkowania pojazdu oraz miejsc, z którymi może być faktycznie związany.
Lokalizacja pojazdu to osobny etap sprawy
Jeżeli właściciel zna konkretny samochód, ale utracił wiarygodną informację o jego położeniu, przydatne mogą być działania ukierunkowane właśnie na lokalizację aktywów, pojazdów i maszyn.
Celem takiego projektu nie jest samo ustalenie kolejnego adresu osoby związanej z umową. Chodzi o możliwie precyzyjne zweryfikowanie sytuacji konkretnego składnika majątku: czy znajduje się we wskazanym miejscu, kto może z niego korzystać, czy pojazd pozostaje w ruchu oraz jakie informacje można udokumentować na potrzeby właściciela. Zakres działań powinien być przy tym dostosowany do konkretnej sprawy.
Inaczej wygląda sytuacja samochodu osobowego użytkowanego lokalnie, inaczej pojazdu dostawczego pracującego codziennie w terenie, a jeszcze inaczej ciągnika siodłowego lub naczepy przemieszczających się na trasach międzynarodowych.
Lokalizacja pojazdu i jego odebranie to dwie różne kwestie
Samo ustalenie, gdzie znajduje się samochód, nie oznacza automatycznie możliwości jego natychmiastowego odebrania. To istotne rozróżnienie. Ustalenia terenowe mogą odpowiedzieć na pytanie o aktualną sytuację pojazdu. Prawo do jego wydania, sposób przeprowadzenia dalszych czynności oraz ewentualny udział pełnomocnika, organów lub innych podmiotów zależą natomiast od dokumentacji, stanu prawnego i okoliczności konkretnej sprawy.
Dlatego profesjonalne działania powinny oddzielać ustalenie i udokumentowanie faktów od późniejszej decyzji o sposobie odzyskania mienia. Takie podejście ogranicza ryzyko podejmowania działań na podstawie niepełnych informacji.
Co warto ustalić przed rozpoczęciem działań?
Im lepsza jakość informacji początkowych, tym łatwiej właściwie zaplanować sprawę. Znaczenie mogą mieć dane identyfikacyjne pojazdu, ostatnia potwierdzona lokalizacja, informacje o osobach, które z niego korzystały, charakter działalności leasingobiorcy, wcześniejsze miejsca użytkowania oraz informacje o serwisach, bazach, oddziałach czy innych lokalizacjach związanych z działalnością firmy. Nie oznacza to, że właściciel musi posiadać kompletną wiedzę. Często właśnie jej brak jest powodem rozpoczęcia działań. Ważne jest natomiast oddzielenie informacji potwierdzonych od przypuszczeń. Stwierdzenie „samochód prawdopodobnie jest w innym województwie” ma inną wartość niż informacja, że pojazd został tam niedawno zauważony albo był wykorzystywany w związku z konkretną działalnością.
Pojazd może pozostawać w ciągłym ruchu
W przypadku samochodów jednym z dodatkowych problemów jest mobilność samego aktywa. Maszyna przemysłowa czy element wyposażenia często pozostają przez dłuższy czas w jednym miejscu. Samochód może każdego dnia znajdować się gdzie indziej. Dlatego pojedyncza negatywna weryfikacja adresu nie musi wiele oznaczać.
Brak pojazdu o określonej godzinie może świadczyć jedynie o tym, że był w tym czasie użytkowany. Właśnie dlatego sposób prowadzenia ustaleń powinien uwzględniać charakter aktywa i prawdopodobny model jego wykorzystania. W niektórych sprawach wartościową informacją będzie potwierdzenie miejsca regularnego postoju. W innych ważniejsze może być ustalenie powtarzalnego sposobu użytkowania lub powiązania pojazdu z konkretną lokalizacją.
Im później rozpoczynają się ustalenia, tym sytuacja może być trudniejsza
W pierwszym okresie po utracie kontaktu część informacji może być jeszcze aktualna. Znane są osoby korzystające z samochodu, wcześniejsze miejsca jego postoju, numery telefonów, adresy i model działalności użytkownika.
Z czasem sytuacja może się zmieniać. Pojazd może zostać przemieszczony. Firma może zmienić miejsce działalności. Samochód może trafić do innego użytkownika albo zostać czasowo wyłączony z eksploatacji. Nie oznacza to, że starszej sprawy nie można prowadzić. W praktyce jednak im mniej aktualnych danych pozostaje do dyspozycji, tym większe znaczenie ma ich wcześniejsze uporządkowanie i weryfikacja.
Problem dotyczy nie tylko samochodów osobowych
Podobny mechanizm występuje w przypadku innych przedmiotów finansowania. Może chodzić o samochody ciężarowe, ciągniki siodłowe, naczepy, maszyny budowlane, sprzęt rolniczy, urządzenia przemysłowe czy wyposażenie przedsiębiorstwa.
W każdej z tych sytuacji właściciel może posiadać pełną dokumentację dotyczącą mienia, a jednocześnie nie wiedzieć, gdzie fizycznie ono się znajduje. Dlatego brak zwrotu przedmiotu leasingu warto traktować nie tylko jako problem należności czy kontaktu z dłużnikiem, ale również jako problem informacyjny dotyczący konkretnego składnika majątku. Dopóki nie wiadomo, gdzie znajduje się rzecz i jaka jest jej rzeczywista sytuacja, trudno racjonalnie zaplanować dalsze działania.
Dobra dokumentacja ustaleń ma znaczenie
Samo stwierdzenie, że samochód „został odnaleziony”, może być niewystarczające. Dla właściciela istotne może być potwierdzenie miejsca, czasu, sposobu użytkowania, cech pozwalających rozpoznać pojazd oraz innych okoliczności ważnych dla dalszej oceny sprawy. Dokumentowanie powinno być prowadzone w sposób adekwatny do celu i zgodny z prawem. Zebrany materiał może następnie zostać wykorzystany przez osoby odpowiedzialne za dalsze prowadzenie sprawy: zarząd, dział windykacji, kancelarię czy innego uprawnionego doradcę. Dzięki temu decyzje podejmowane są w oparciu o aktualny stan faktyczny, a nie o informacje sprzed kilku miesięcy.
Najpierw ustalenie faktów, później kolejny krok
Brak zwrotu samochodu często wywołuje naturalną presję na szybkie odzyskanie mienia. Nie zawsze jednak pierwszym problemem jest samo odebranie pojazdu. Czasami podstawową trudnością jest brak wiedzy, gdzie w ogóle należy podjąć dalsze działania. Wtedy właściwa kolejność jest szczególnie ważna.
Najpierw trzeba ustalić konkretny pojazd, zebrać dostępne informacje, zweryfikować jego aktualną sytuację i udokumentować istotne okoliczności. Dopiero na tej podstawie właściciel i jego doradcy mogą zdecydować, jakie dalsze działania są uzasadnione.
W sprawach dotyczących leasingu, najmu czy firmowej floty największą wartością nie jest więc obietnica szybkiego „odzyskania samochodu”, lecz wiarygodna odpowiedź na pytanie, gdzie znajduje się mienie i co faktycznie dzieje się z nim w danym momencie.
